Spécial Covid19 : Des équipes unies malgré la distance

Parfois, les circonstances, qu’elles soient dues au travail ou à des facteurs externes à l’entreprise, obligent un ou plusieurs, voire tous les membres d’une équipe à travailler à distance et même depuis chez soi, comme c’est le cas à présent, à cause de la situation d’urgence sanitaire que nous vivons tous actuellement. Et dans ce cas, l’union fait la force. Lorsque nous ramons tous dans le même sens, les défis s’amenuisent.

Communication égale confiance. Plus il existe de confiance entre tous les membres, plus il y aura de transparence, d’engagement, de créativité et de rendement. En conséquence, la communication est plus que jamais nécessaire à distance. Le travail peut être virtuel, mais les personnes sont bien réelles. Et c’est du contact humain et de la collaboration que jaillissent les meilleures idées.

Pour ce faire, il est important de posséder les outils virtuels qui permettent d’être en contact en permanence avec tous nos collègues. Cela ne se fait pas uniquement à travers e-mails ou tchats, car il est essentiel de pouvoir dialoguer face à face avec nos collègues. C’est à ce moment où la réunion conjointe par vidéoconférence devient un outil indispensable, qu’elle soit prévue à une heure précise ou qu’elle soit spontanée, afin de parler et de discuter sur les idées. Le contact humain est la base de la personnalité et du succès d’une entreprise. Les équipes virtuelles fonctionnent mieux lorsque chacun donne le meilleur de lui-même.

Au plan de la technologie

Un ordinateur et une connexion Wifi peuvent suffire pour répondre aux e-mails ou pour rédiger et envoyer un rapport. Mais le travail en équipe exige bien plus que cela. Les nouvelles technologies offrent de nouveaux outils de travail à distance, qui facilitent la coordination des équipes et le travail en réseau. Des bases de données en réseau synchronisées aux applications tournées vers la planification et l’organisation de tâches comme Monday, Trello et Asana, qui permettent à toute l’équipe de partager des projets, des objectifs et des délais.

Une fois que les outils nécessaires sont bien définis, c’est le moment de décider de l’organisation interne de l’équipe. Pas seulement du point de vue professionnel, mais également du point de vue personnel, afin que la coordination soit la même au sein de l’espace de travail comme en dehors de celui-ci.

Au plan de la prévision et planification

Dans cette optique, la prévision et la planification demeurent essentielles. Pour pouvoir mettre en œuvre un système de travail collaboratif en réseau, il est nécessaire d’établir une planification claire, pourvue d’une série de routines quotidiennes appliquées aux tâches, aux réunions et aux horaires de la journée de travail, accompagnées des délais, des participants et des objectifs de chaque tâche et de chaque projet.